¿Cuáles son los distintos tipos de sedes?

Ya ha dado los primeros pasos en la planificación de su evento: conoce a su público, el calendario y el presupuesto, y su equipo está reunido y preparado. Ahora es el momento de empezar a buscar un lugar de celebración.

Esta guía le explicará cómo influirá su evento en la elección del lugar, los distintos tipos de lugares para eventos y cómo hacer su elección final.

¿Cómo es su evento?

Las opciones son casi ilimitadas cuando se trata de lugares para celebrar eventos. La mejor manera de reducir las opciones es considerar lo que cumplirá sus requisitos y, al mismo tiempo, encajará con el tono de su evento.

Si planea una conferencia industrial, ¿debería elegir un museo o un hotel? Los distintos tipos de lugares se adaptan a distintos tipos de eventos, y es esencial elegir el que mejor se adapte a usted. A la hora de elegir un lugar para un evento, busque uno que se adapte a sus necesidades:

• Objetivo del acto: Antes de empezar a planificar los detalles de su acto, debe comprender su objetivo. ¿Está organizando una conferencia? ¿Necesita un lugar para agasajar a clientes importantes? ¿Prevé un acto para fomentar el espíritu de equipo o una recepción para empleados? Saber qué función cumple el acto y qué objetivos espera alcanzar le ayudará a elegir un lugar adecuado.
• Número de asistentes: Asegúrese de tener en cuenta el tamaño de su evento a la hora de elegir el lugar de celebración. Si se trata de un gran acontecimiento, como una convención o una exposición, todos los asistentes deben poder desplazarse cómodamente por el espacio. En cambio, si está organizando un microevento, puede que menos sea más: elegir un lugar con más espacio del necesario puede crear la ilusión de una asistencia escasa.
• Presupuesto: Los lugares que consideres pueden incluir diferentes servicios en sus precios. Si un lugar incluye equipos audiovisuales, asistencia técnica o servicio de catering in situ, es posible que se produzcan algunos cambios en otras áreas de su presupuesto.
• Logística: Tenga en cuenta las necesidades de los asistentes y las suyas propias a la hora de elegir el lugar de celebración. Los asistentes necesitarán un medio de transporte y alojamiento para los actos de varios días. También hay que tener en cuenta las necesidades técnicas y de personal que pueda tener el acto. Asegúrese de que el lugar elegido dispone de los medios necesarios para satisfacer estas necesidades o puede satisfacerlas como parte del acto.
• Tema: Elegir un tema único para su evento puede inspirar a los asistentes y ayudarle a reducir sus opciones de lugar de celebración. Por ejemplo, un jardín botánico es ideal para el tema "Sueño de una noche de verano", mientras que una mansión histórica es perfecta para un evento de misterio. Asegúrese de elegir un lugar que realce el tema elegido.
• Formalidad: ¿Su evento será formal o informal? Aunque es posible vestir un lugar de forma más o menos formal, debes intentar elegir uno que se adapte a tu evento tal y como es.

¿Cuáles son los distintos tipos de lugares para eventos?

Cualquier espacio que cumpla los requisitos anteriores puede ser un lugar adecuado. Sin embargo, como algunos son más habituales que otros, es posible que se adapten mejor a su evento. Revise esta lista de ejemplos de lugares para ver si alguno le parece adecuado.

Hoteles

Los hoteles son una excelente opción para eventos de varios días, como conferencias, exposiciones y convenciones. Como parte del sector de la hostelería, ya cuentan con el marco necesario para gestionar muchos de los aspectos logísticos de su evento. Incluyen alojamiento in situ para ahorrar tiempo de desplazamiento a los asistentes, y suelen disponer de comida y bebida en las instalaciones.

Si planea un evento más pequeño, los hoteles de cuatro y cinco estrellas también suelen tener salones de baile, restaurantes o salas de conferencias disponibles para alquilar.

Centros de conferencias

Si su evento es especialmente grande, puede plantearse reservar un centro de conferencias.

Suelen estar situados en el centro de las ciudades o en sus inmediaciones, y ofrecen mucho espacio y una amplia gama de servicios. Por lo general, los centros de conferencias cuentan con comida y alojamiento en sus instalaciones o en sus inmediaciones. También suelen incluir Wi-Fi de alta velocidad y tecnología integrada, como proyectores, altavoces y micrófonos.

Restaurantes

Un restaurante es un magnífico lugar para celebrar eventos de empleados o agasajar a clientes. Con una amplia gama de opciones gastronómicas y precios, los restaurantes se adaptan a todo tipo de eventos, desde happy hours informales para fomentar el espíritu de equipo hasta actos benéficos de etiqueta.

Dependiendo del tamaño de su fiesta, puede alquilar desde una sala privada hasta el restaurante entero. Con la comida, la bebida y la logística de la comida cubiertas, puedes centrar tu presupuesto y tu atención en el resto del evento.

Galerías y museos

¿Desea un lugar de celebración único que aporte un toque de refinamiento? Piense en una galería de arte o un museo.

Cuanto más inusual sea el lugar, más memorable será el evento para los asistentes. Las galerías de arte son lugares ideales para celebrar fiestas o hitos importantes, ya que ofrecen a los empleados un cambio de aires y la oportunidad de disfrutar de la cultura mientras lo celebran. Un museo de arte, ciencia o historia natural puede ser un impresionante telón de fondo para el lanzamiento de un producto.

Jardín Botánico

Otro lugar memorable, los jardines botánicos ofrecen una increíble flexibilidad de tamaño y espacio.

Los terrenos abiertos ofrecen a los recaudadores de fondos y a las fiestas de agradecimiento al cliente mucho espacio para extenderse, mientras que la vibrante vida vegetal crea una sensación de intimidad para eventos más pequeños. Un jardín botánico es también el lugar perfecto para organizar un acto corporativo sostenible en . Si el tiempo no acompaña, los arboretos ofrecen una opción de interior que permite disfrutar de la belleza del mundo natural.

Espacios para eventos

Si desea celebrar un evento realmente memorable, considere la posibilidad de elegir un espacio en bruto. Los espacios sin acondicionar son lienzos en blanco. Pueden adoptar muchas formas, desde un almacén vacío hasta un terreno baldío.

A menudo, estos espacios no cuentan con muchos servicios, lo que significa que tendrá que traer su propio mobiliario, comida e incluso energía eléctrica. Si quieres tener todo el control sobre la planificación y los detalles del evento, un espacio para eventos en bruto puede ser el marco ideal para una conferencia o convención única.

¿Cómo elegir el lugar de celebración?

Una vez que tengas una idea de cómo será tu evento, haz una pequeña lista de tus posibles lugares favoritos. Investiga más a fondo estas opciones, haciendo las preguntas necesarias y sopesando los pros y los contras de todas tus opciones.

Algunos de los aspectos que pueden ayudarle a decidir si un lugar es apto son:

• Precios: Asegúrate de que sabes todo lo que incluye y lo que no incluye el precio. Repasa los detalles con el representante del lugar de celebración para asegurarte de que entiendes exactamente lo que vas a pagar.
• Espacio y distribución del local: Consigue una copia del plano del local para comprobar su tamaño, configuración y espacio. Comprueba que el límite de capacidad de cada zona y del recinto en su conjunto es suficiente para tu acto. Si piensas utilizar espacios al aire libre, pregunta si estarán abiertos y disponibles.
• Ubicación y accesibilidad: A los asistentes les resultará muy fácil llegar al acto. Si el lugar de celebración está en una zona urbana céntrica, compruebe su proximidad a medios de transporte como líneas de autobús o metro. Si los asistentes van a tener que aparcar el coche, averigua si el lugar ofrece aparcamiento in situ o si pueden ayudarte a organizar un aparcamiento casi reservado o un transporte alternativo.
• Alojamiento: En el caso de actos de varios días o que requieran pernoctar, compruebe que el lugar de celebración incluye alojamiento o está cerca de un alojamiento adecuado.
• Personal: Asegúrate de preguntar al coordinador del lugar de celebración si proporcionarán personal para tu evento. En caso afirmativo, debes saber cuántas personas forman parte del personal y en qué pueden ayudarte.
• Restricciones: Algunos lugares limitan lo que permiten como parte del alquiler de su espacio. Averiguar si un lugar permite o no el consumo de alcohol, la decoración o el catering externo puede ayudarte a tomar una decisión.