様々なタイプの会場とは？| dワンソリューションズ

参加者、スケジュール、予算が決まり、チームも結成され、準備が整いました。あとは会場を探すだけです。

このガイドでは、イベントが会場選びにどのように影響するか、イベント会場のさまざまなタイプ、そして最終的な選び方についてご紹介します。

あなたのイベントはどのようなものですか？

イベントを開催する場所については、選択肢は無限に近い。選択肢を絞る最善の方法は、あなたのイベントのトーンにマッチしながら、あなたの要件を満たすものを検討することです。

業界会議を計画している場合、会場は美術館にすべきか、ホテルにすべきか。会場の種類によって適したイベントも異なるため、最適な会場を選ぶことが肝心です。イベント会場を選ぶ際には、ご自分に合った会場を探しましょう：

イベントの目的： イベントの詳細を計画し始める前に、その目的を理解する必要があります。会議ですか？大切な顧客をもてなすための会場が必要ですか？チームビルディングのためのイベントや社員レセプションを計画していますか？イベントの目的や達成したい目標を知ることは、適切な場所を選ぶことにつながります。
出席者数： 会場を選ぶ際には、必ずイベントの規模を考慮しましょう。コンベンションや展示会のような大規模なイベントを計画している場合は、参加者全員が快適に移動できるスペースが必要です。一方、小規模なイベントを開催する場合は、必要以上に広い会場を選ぶと、参加者がまばらであるかのように錯覚してしまいます。
予算： 検討する会場の料金には、さまざまなサービスが含まれている可能性があります。オーディオビジュアル機器、技術サポート、会場でのケータリングなどが含まれる会場では、予算の他の部分と重なる場合があります。
ロジスティクス： 会場を選ぶ際は、参加者のニーズとあなた自身のニーズを考慮しましょう。参加者は、会場への移動手段や、数日間にわたるイベントの場合は宿泊施設を必要とします。また、スタッフの配置や技術的なニーズも考慮する必要があります。選択した会場がこれらのニーズを満たす手段を備えているか、イベントの一環として対応できるかを確認しましょう。
テーマ： イベントのユニークなテーマを選ぶ参加者にインスピレーションを与え、会場を絞り込むのに役立ちます。例えば、「真夏の夜の夢」をテーマにしたイベントには植物園がぴったりですし、殺人ミステリーをテーマにしたイベントには歴史ある邸宅がぴったりです。どのようなテーマであっても、それを引き立てる会場を選ぶようにしましょう。
フォーマル度： イベントはフォーマルかカジュアルか。会場をドレスアップすることは可能ですが、そのままでもイベントに合った会場を選ぶようにしましょう。

イベント会場の種類とは？

上記の条件を満たすスペースであれば、どのような場所でも会場になります。ただし、より一般的なイベント会場であれば、より簡単にイベントに対応できるように設定されている場合もあります。この会場例のリストをご覧になり、ご自分にふさわしい会場があるかどうかをご確認ください。

ホテル

ホテルは、会議、展示会、コンベンションのような数日間のイベントに最適です。ホスピタリティ産業の一翼を担うホテルは、イベントのロジスティクスの多くを処理する体制をすでに整えています。ホテルには、参加者の移動時間を節約するための宿泊施設があり、多くの場合、施設内で飲食が可能です。

小規模なイベントを計画している場合は、4つ星や5つ星のホテルでもボールルーム、レストラン、会議室を貸し出していることが多い。

カンファレンスセンター

イベントの規模が特に大きい場合は、会議場の予約を検討してもよい。

通常、都市の中心部やその近郊に位置するこれらの会場は、さまざまなアメニティの近くに広いスペースを提供している。通常、食事や宿泊施設を併設、または近隣に備えたコンファレンスセンターを見つけることができる。また、高速Wi-Fiやプロジェクター、スピーカー、マイクなどのテクノロジーが組み込まれていることも多い。

レストラン

レストランは、従業員向けのイベントや顧客向けの接待など、素晴らしいイベント会場になります。レストランは、カジュアルなチームビルディングのためのハッピーアワーからブラックタイのチャリティーイベントまで、あらゆるイベントに適しています。

パーティーの規模にもよりますが、個室からレストラン全体を貸し切ることも可能です。お食事、お飲み物、お食事の手配が完了すれば、ご予算とご予算を他のイベントに集中させることができます。

ギャラリーと美術館

洗練された雰囲気のユニークなイベント会場をお望みですか？アートギャラリーや美術館をご検討ください。

会場が非日常的であればあるほど、参加者の記憶に残るイベントになります。アートギャラリーは、ホリデーパーティーや節目のパーティーに理想的な舞台となり、従業員に気分転換と文化に触れる機会を与えながらお祝いをすることができます。美術、科学、自然史の博物館は、製品発表会を計画している場合、印象的な背景として役立ちます。

植物園

もうひとつの思い出深い場所である植物園は、サイズやスペースに驚くほど柔軟性がある。

開放的な敷地は、募金活動や顧客感謝パーティーには広々としたスペースを提供し、小規模なイベントには生き生きとした植物が親密感を演出します。また、植物園は、持続可能な企業イベントに最適です。天候が心配な場合は、樹木園なら屋内でも自然界の美しさを満喫できます。

生のイベントスペース

本当に思い出に残るイベントを開催したいのであれば、未加工のスペースを選ぶことを検討してみてください。生のイベントスペースは、真っ白なキャンバスです。空の倉庫から空き地まで、さまざまな形があります。

未加工の会場にはアメニティが整っていないことが多いため、家具や食べ物、電源さえも自分で持ち込む必要があります。イベントの企画や詳細を完全にコントロールしたい場合は、未加工のイベントスペースを利用することで、ユニークな会議やコンベンションに理想的な背景を提供できます。

会場の選び方は？

イベントのイメージが固まったら、候補となる会場をリストアップしましょう。必要な質問をし、すべての選択肢の長所と短所を天秤にかけて、これらの選択肢をさらに調査する。

会場が候補に挙がっているかどうかを判断するのに役立つ分野には、次のようなものがある：

料金設定： 料金設定に含まれるもの、含まれないものをすべて把握しておくこと。会場の担当者と詳細を確認し、支払い内容を正確に理解しましょう。
フロアスペースとレイアウト： 会場のフロアプランを入手し、広さ、セットアップ、フロアスペースを確認しましょう。個々のエリアと会場全体の収容人数の上限が、あなたのイベントに十分であることを確認します。屋外スペースを利用する場合は、そのスペースが開放され、利用可能かどうかを必ず確認しましょう。
ロケーションとアクセスのしやすさ： 参加者にとって、イベント会場へのアクセスはできるだけ簡単でありたいものです。会場が都心部にある場合は、バスや地下鉄などの交通機関への近さを確認しましょう。参加者が車を駐車する必要がある場合は、会場に駐車場があるかどうか、または予約制の駐車場や代替交通機関の手配が可能かどうかを確認しましょう。
宿泊施設： 一泊または複数日のイベントの場合は、会場に宿泊施設が含まれているか、または適切な宿泊施設の近くにあるかどうかを確認する。
スタッフの手配： 会場コーディネーターに、イベントにスタッフを派遣してくれるかどうか必ず尋ねてください。そうであれば、その人数と、彼らがサポートできる内容を把握しておく必要があります。
制限事項： 会場によっては、スペースを借りる際に許可するものを制限している場合があります。会場がアルコール、装飾、外部ケータリングを許可しているかどうかを確認することで、決断を固めることができるかもしれません。